Este es un post abierto, con lo que quiero decir, que opiniones, comentarios y experiencias serán bien recibidas y podrán incluirse dentro del post. Con este post pretendo orientar para dar una opinión sobre los temas a considerar para montar una PYME basándonos en el ahorro de costes y en el trato a los que van a ser tus empleados.

Cuando un emprendedor da el salto y decide que es el momento de empezar a montar su PYME con una serie de instalaciones y empleados se está jugando mucho por lo que hay que mirar muy bien el ahorro de costes, tanto en material como en empleados.

Ahorro de costes en materiales

Teniendo en cuenta el número de empleados que vas a necesitar, primero piensa que es mejor, si alquilar una superficie en un complejo empresarial o te vale con un piso que puedas acomodar como una oficina.

No vas a pagar por un sitio que no vas a aprovechar. Cierto es que no es plan de estar como sardinas en lata, pero no busques de buenas a primeras a meterte en una oficina. Un piso bien localizado, amplio y con luz puede ser un muy buen lugar de trabajo.

De echo muchas de las empresas que conozco y con las que he hablado con sus fundadores han empezado por ahí e incluso muchos siguen trabajando en un piso. Si aun así quieres una oficina, pregunta en el ayuntamiento de tu comunidad sobre los viveros de empresas.

Aun que no lo parezca, hay muchas ayudas para dar los primeros pasos a la hora de encontrar una oficina, o te ofrecen despachos, viveros de empresas con coste reducido, etc, …

Apuesta por una oficina diáfana y abierta. Los despachos están muy bien cuando eres una gran empresa y necesitas gente que esté independiente en su despacho concentrado, pero si no, trabaja conjuntamente al lado de tus empleados. Rompe las barreras de separación que puedan tener contigo por ser su jefe o superiores.

La compra de mobiliario es un tema delicado. Gasta el dinero en lo que merece la pena, es decir, en comodidad y ergonomía. Te ahorrarás que tus empleados tengan dolores de espalda, que deriven en una baja. Compra mesas baratas y sillas caras. Con el tiempo te darás cuenta que merece la pena gastarse el dinero en buenas sillas para que tus empleados aumenten su productividad. Contacta con empresas que vayan a cerrar o a renovar su material. Compra en ebay, muchas empresas quiebran y ponen todo su material a la venta en ebay por sacar algo de dinero. Aprovecha estas ofertas.

Agua y café gratis. Invierte un poco en comprar surtidores de agua y café y no les cobres por el café a tus empleados. Te ahorrarás que se vayan al baño a por agua o al bar cada dos por tres para comprarse un café.

En estartap.com daban algunos consejos más pero con los que no llego a estar del todo de acuerdo. Por ejemplo, el eliminar gastos de administración y limpieza y hacerlos uno mismo. Esto está muy bien para ahorrar costes pero supone un esfuerzo enorme. Sobre todo el tema de la administración, creo que te quitarán muchos dolores de cabeza y te ahorrarán mucho tiempo si contratas a una gestoría que sea la que te lleve todos los temas de administración.

Posiblemente tengas que buscar varios gestores, nunca se acierta a la primera, solo si tienes suerte. Pide recomendaciones a tus colegas, twittea, bloggea, y comenta estos temas con otros empresarios para que te den su opinión con las gestorías y a partir de ahí elige.

Lo de limpiar tu mismo la oficina, es una pérdida de tiempo enorme. Quiero decir, como CEO de tu compañía tienes muchas cosas mejores que hacer que ponerte a limpiar la oficina tu mismo. El hecho de que tus empleados contribuyan a no ensuciar la oficina está muy bien, pero hay que tenerla limpia.

Contrata alguna empresa de limpieza o a cualquier persona que vaya a limpiar la oficina al menos una vez a la semana, siempre en un horario que no tenga que molestar a nadie. Pero te saldrá más rentable pagar a alguien 60 € a la semana que perder 4 horas de tu trabajo limpiando la oficina.

Utiliza software libre siempre que sea posible. Hablamos de estar dentro de la legalidad, claro que si te vas a bajar el office y los packs de adobe del emule, tu mismo. Pero para estar dentro de la legalidad, deberías comprarte las licencias. Pero bueno esto es un caso aparte.

Ahorro en tecnología

Tus empleados necesitarán equipos potentes para el desarrollo de su trabajo. En esto no escatimes. De nuevo al igual que con las sillas, es una inversión. Equipos potentes se convertirán en una herramienta de trabajo que potenciará la productividad de tus empleados.

El uso de móviles. Busca y elige detenidamente cual es tu mejor plan para los móviles de empresa que utilices. No escojas la primera oferta que veas, hay muy buenas ofertas esperando pero tienes que mirar bien y pensar en tus necesidades.

Fomenta la comunicación entre tus empleados. El teléfono y la comunicación boca a boca están muy bien, lo digo por el tema de mensajería instantánea. En las empresas cada vez se viene usando más esta tecnología para comunicarse entre empleados. Pero surgen muchos problemas como el añadir amigos y tirarse el día hablando por el messenger, que si no afecta a la producción, no importa, pero si un 10% del día lo dedicas a hablar por el messenger es un 10% de productividad que estas perdiendo. Siempre puedes utilizar cuentas cerradas. Por ejemplo, utilizar Gtalk.

Lo que viene a dar sentido a otro punto de ahorro tecnológico. Google cada vez te está ofreciendo más soluciones. Una buena recomendación es que uses Google Apps para correo electrónico, documentos dentro de la empresa, mensajería, … Sobre todo el tema de utilizar las Google Apps para correo electrónico te supondrán un gran ahorro de costes de envío de emails continuos a clientes.

SIEMPRE ten al menos dos líneas de ADSL contratadas, y si es siempre es siempre, por que algún día una dejará de funcionar y entonces tendrás un gran problema.

Contrata tarifa plana de llamadas nacionales. Hoy en día esto casi no supone un coste grande pero si te ahorrarás mucho dinero en teléfono para estar en contacto permanente con tus clientes.

Si trabajas con clientes en el extranjero, o que solo dispongan de teléfono móvil, utiliza Skype. Coste cero de skype a skype.

Motiva a tus empleados

El primer deseo de todo empresario es ganar dinero, pero para que eso ocurra partiendo de una base has de tener unos buenos empleados que se sientan identificados con tu empresa y su trabajo. Y el principal punto es que para que tu ganes dinero ellos han de ser consecuentes con sus objetivos.

El empleado tiene que estar motivado, date cuenta que vas a contratar a gente que va a dejar su trabajo para entrar a formar parte de una compañía de reciente creación. Esto, al empleado, puede crearle cierto grado de inseguridad, por lo que es vital que le cuentes tu proyecto, que el esté de acuerdo y que vea que va a funcionar.

Elegir bien a tus empleados es una tarea complicada, algo que te puede servir bastante como referencia es preguntarle si tiene blog, twitter, friendfeed, … conoce a los que van a ser tus empleados. Motiva a tus empleados, ya que el éxito de tu empresa va a basarse en un alto porcentaje en el trabajo de tus empleados aparte del tuyo como CEO, es esencial que tus empleados se sientan identificados.

Su dedicación al trabajo y capacitación son activos muy importantes para el éxito de tu empresa. Una forma de motivar a tus empleados podrían ser darles acceso a unas stock options aparte de pagarles un sueldo fijo mensual. Tanto stock options como cualquier otro tipo de acuerdo en relación al porcentaje de crecimiento anual de la empresa. No lo olvides, tu empresa crece gracias a tus empleados, recompénsales. David Carrero escribía un buen artículo sobre esto.

La libertad de horarios y el teletrabajo son dos puntos muy importantes a la hora de motivar a un empleado. Fomentar el buen trabajo en equipo, el buen rollo y la responsabilidad unida no es fácil pero es algo que tienes que conseguir como CEO.

Establece un horario con ciertas libertades de horario, muchos empleados prefieren venir antes a trabajar para salir antes y disponer más tiempo para estar con su familia. Otros prefieren quedarse durmiendo un par de horas más y llegar más despejados. Ofrece intervalos de tiempo para la libertad de horarios, pero siempre ligados a la productividad del mismo. Quiero decir, … a ver si va a venir a las 8 de la mañana y no va a hacer nada hasta que llegan otros compañeros, eso tienes que controlarlo de alguna manera.

Ofrecer uno o dos días de teletrabajo es una motivación extra para tus empleados. Siempre que sea posible dale a tus empleados la posibilidad de trabajar desde casa uno o dos días a la semana. Esto le ayuda a despejarse, a tener más libertad, no tener que desplazarse hasta la oficina, atascos, metro, … y la posibilidad de trabajar en casa tan tranquilamente. Te darás cuenta que algunos de tus empleados pueden llegar a ser eficientes al 200% el día que trabajan en casa.

No establezcas normas tajantes. Tus empleados no tienen que sentirse controlados, por lo tanto, no uses por ejemplo sistemas de fichaje para ver a que hora entran y salen de la oficina. Dales un respiro, que se bajen a desayunar y puedan fumar sin problemas, pero controla el tiempo, claro que si luego después de un café te rinden al 150% bienvenido sea.

Resumiendo, para que tu empresa crezca es fundamental que tus empleados estén contentos y se sientan identificados con la empresa, que crean en ella y quieran formar parte de ella.

Imagen, señores, imagen

¿Es tu empresa una buena empresa? Imagino que dirás que si lo es. Hazlo saber. Abre un blog, si tus empleados están capacitados y quieren, que escriban. Mantén el blog de tu empresa, un blog empresarial actualizado siempre te dará buena imagen.

Comparte. Crea un flickr para tu oficina, muestra a los demás como os lo montáis, que la gente vea el buen rollo de tu empresa, lo mismo digo con youtube. Solo tienes que ver este video que grabó la gente de ConnectedVenrtures y ver el buen rollo que tienen en la oficina.

En fin, dejo abiertos comentarios para quien quiera comentar o aportar cualquier idea, ya que todos somos emprendedores creo que algo así debe compartirse.